受発注という言葉は受注と発注を組み合わせたもの。
簡単に言うと、受注とは顧客から注文を受けることで、発注とは取引先へ商品を注文することです。
受発注事務は営業事務の一種で、営業の仕事をサポートする事務とも言い換えることができます。
受発注管理を中心に行う事務のことを指し、大手企業では、営業支援業務と呼ばれることもあります。
営業はもちろん他部署や取引先など様々な人と関わりながら仕事をする事務職です。
この記事では、受発注事務の仕事内容・必要なスキル・向いている人の特徴をご紹介します。
ぜひ仕事選びの参考にしてください。
受発注事務の仕事内容
営業は、商品やサービスを顧客に売り込むため、営業活動をします。
その際に、見積書や注文書といった、顧客へ提示する資料を作成したり、新規顧客であれば、顧客の登録作業などを行います。
自社商品以外の商品も扱っている場合、取引先から見積りを取るという作業も発生します。
しかし、営業は外回りが多いため、そのような業務のサポートをするのが営業事務の役割になります。
営業事務は、営業の指示の下、見積書や注文書などの資料作成をしたり、取引先への納期の確認作業を行ったり、郵送手配や宅急便の手配、荷物の受け取りなど様々な事務作業や雑務をこなします。
営業事務の中でも特に、顧客から注文が入った後の処理を担当するのが、受発注事務です。
顧客からの注文（受注）が正しく行われているか、書類をチェックし、注文書を登録します。
次に、受注伝票の作成、取引先から見積りを取った商品を顧客へ販売する場合は、取引先の見積りの有効期限や納期・納品場所を確認し、商品を取引先へ注文（発注）します。
発注した商品と納品書と請求書を受け取り、商品を顧客へ納品。
顧客に対して自社の納品書・請求書作成を行い、顧客へ発送します。
大まかな流れは、顧客から商品の注文があれば、注文書を確認して受注する。
取引先への発注があれば発注し、それがきちんと納品され、お客様へ自社の請求書が渡るということを意識しておくことが必要になります。
受発注事務として働くのに必要なスキル
受注や発注には社内システムを導入している企業も多いですが、
エクセル等オフィスソフトで管理している場合もあります。
受注や発注は、FAXや郵送なども使用しますが、昨今では、テレワークの普及により、PDFファイルのやりとりのみで完結する場合も多いです。
いずれの場合でも、パソコンを使用しますので、基本的な入力操作、メール、ワードやエクセルなどは使えると有利です。
頼まれ事として、社内のマニュアルを更新したり、会議の資料を作ったりする場合もあります。
営業不在の間の電話応対や来客応対を任せられることも多いので、基本的なマナーや言葉遣いなども知っておく必要があります。
基本的に営業のサポートという位置付けになるので、良くも悪くも営業担当に左右される側面も持っています。
複数の営業担当をサポートする場合もあります。
どんな営業担当にも誠実に接し、時には意見を交わしながら、サポートしていくのが良いでしょう。
営業担当の良き相談相手となれれば、仕事の質も上がっていきます。
話しかけやすさ、受け答え時の穏やかさなどがあると、プラスとなる面が多くなります。
営業担当が間違えやすい所をよくチェックしたり、納期などの期日をしっかりと守り、大事なメールなどの情報を見落としなく、把握しておくことも重要です。
受発注事務に向いている人の特徴
細かい疑問点があったらそのままにせず、きちんと確認し、進めていく粘り強さがある人が向いています。
こんなことを聞いてもいいのかなといった控えめな気持ちではなく、仕事をきちんと進めていくために物怖じせずに物事に当たり、一歩一歩力をつけていく姿勢は大切です。
受発注事務は、周りとの連携が重要になるので、自分の芯をしっかりと持ち、他部署や取引先にも堂々とした態度で、しっかりと話ができる積極的な態度が求められます。
同時に、話しかけにくい人になってしまわぬように気を付けることも必要です。
穏やかでハキハキとした人に向いている職業であるとも言えます。
自分で考えて行動に移すことができる責任感と、周りと協調して仕事を遂行していく力があれば、受発注事務として重宝されることでしょう。
まとめ
営業事務や受発注事務は縁の下の力持ちという言葉がピッタリな職業です。
必ず誰かの役に立つことができますが、表立って褒められたりすることはなく、業務がスムーズに流れるという”当たり前”を作っています。
営業担当が華々しい成績上げて注目されているその裏で業務が滞らないように粛々と当たり前を作り出している職業であるとも言えます。
誰であっても、ちょっとしたミスをしてしまうことがありますが、それを未然に防ぐための仕事が営業事務であり、受発注事務であることを念頭に置いておくことで、チームで力を合わせて仕事をしているという連帯感を味わうことができます。
助け合いの精神を持って働くことで、他人のミスや自分のミスをフォローしあい、業務をこなせる安心感はサポート業務の醍醐味とも言えます。
そういった連帯感を持って仕事がしたいと思える人に向いている仕事です。
フォローしあいながら働くことの楽しさを営業事務、受発注事務で体感してみてください。
