現職で、事務職で働いてます。
特殊な業界なので具体的な個人名などは明らかにできませんが、いわゆる「事務職」がどんな仕事なのか、皆さんの理解の一助になれば嬉しいです。
エクセルで使う機能
事務職だとほとんどはエクセル業務だと思いますが、使う機能は会社ごとに決まっているので、それほど心配する必要はないでしょう。
どの会社でも共通するのは、SUM関数、ピポットテーブル、条件付き書式でしょうか。
私の会社では、ピポットテーブルすら使わず、主に収支管理に必要なSUM関数で業務をこなしていました。
しかし、50人以上の営業さんの売り上げを管理するので、大変なのは変わりありません。
どの会社でもそうだと思いますが、エクセルは月毎の管理です。
一月のものと二月のものは分離します。
まれに、営業の方が請求書を作成していないことがあります。
後に発覚はしますが。
（請求書を作成したかしていないかは、事務ではなく現場の責任になりました）
契約と入金
業界にもよりますが、うちでは契約と入金は別個に管理する必要がありました。
契約（サービス提供）のあと、入金がない状態は「未回収」です。
事務職には直接ペナルティがあるわけではありませんが、巡り巡って影響はあります。売り上げが発生しないため。
現金での入金照合が多い業界だと、手作業・エクセルでの管理が基本になります。
外部に委託しようと提案しようとも考えましたが、職場が昔のやり方を変えようとしないことと、私自身の仕事がなくなってしまうおそれがあったため、提言はしませんでした。
当然ですが、入金は「誰から いつ いくら」入金されたか管理しなければなりません。
余談ですが、レシート（経費）も人力入力でした。レシートを画像で認識して代わりに入力してくれるサービスなどがあるようですが、まだ普及率は低いようです。
お客さんへの郵送
私の会社では、完成したものをお客さんに郵送する必要がありました。
一律で個数が決まってれば良いのですが、残念ながら会社Aには五、会社Bには三十と、郵送個数がそれぞれ異なります。
間違えたら追加で郵送すれば良いだけなのですが、心証は損なわれます。
また、直接購入頂いたものとは別に、芸能人のサイン色紙を郵送する必要がありました。
これは特殊な事例でしょうが、郵送業務自体は珍しくありません。
謎の郵送物事件
中国から謎の種子が郵送されるニュース。皆さんは覚えてらっしゃるでしょうか？
あれは確か販売実績を作りたい貿易会社が無理やり海外に送ったものだと今は結論づけられていますが、当時は目的が誰も分からず、社長は中国から郵送された正体不明の段ボールに対し「開けたら料金が発生するかも知れない」と、そんなハズはないのに開封にすら及び腰でした。
開けたら何かの種だったので、そのまま捨てました。
郵便物・郵送物の確認も業務の一部です。
ただし、正体不明のものを開封する際は一度、上の判断を仰いだ方が得策でしょう。
電話対応
会社によっては、”事務職”であっても電話対応でクレームなどに対応しなければならないようですが、私の会社の場合、クレームはそのまま営業の方のデスクまで内線で繋ぐことになっていました。
この電話対応で大事なのが、「いつ どこで 誰が」が担当した案件なのかです。
ここを聞き漏らすと、会社の信用に関わります。
常に電話前にメモ用紙と筆記用具を置きましょう。
また、電話をかけられた方のお名前と、業界によっては会社名も必要でしょう。
営業の方が不在の場合、情報をまとめたブックマーク（しおり）を、一階上のデスクまで貼りに行く必要がありました。
担当者ごとに一台ずつ電話が引かれているので、その電話機の横に貼ります。
また、弊社は通常営業で案件を獲得する会社でしたが、時おり購入以来が舞い込みます。
理由はわかりませんが、緊張します……。
電話対応がない事務職も探せばあるかもしれませんが、その場合「データ入力」の名前で求人がうたれています。
企業と応募者のミスマッチを防ぐためです。
リストの準備
営業をテレアポで行う会社でしたので、電話をかけるリストの作成も事務の担当でした。
主に信用調査会社から得られた情報をもとに作成しますが、時おり求人広告から作る必要もあります。
求人広告をリスト作成の元にする理由は、絶対にではありませんが、事業拡張を狙っている可能性が高く、大きな契約が見込まれるためです。
何も本当に情報がないときは、電話帳からリストを作ります。
それは最終手段です。
それと、私のような平社員は知るよしもありませんが、「個人提供」の会社情報を得られることもあります。
怖くてどのように得られたのかは聞けませんでした。
ホテル予約
出張の多い会社で、ホテル予約が事務の担当でした。
最初は戦々兢々とホテルを予約していましたが、訪問する会社・地域の中心に近いホテルを予約するだけで良いことに気づいてからは、何も気にせず作業できるようになりました。
宿泊費も経費になりますが、なぜか細かい値段は気にされることはありませんでした。
外国人の訪日客が増える時期だと、そもそも宿をとること自体が困難だったりするので、費用まで気にしていられなかったのかも知れません。
ホテルの予約は、普通のお客さんのように楽天トラベルを活用しました。
あまり大きな声では言えませんが、キャンセルすることが多く、内心申し訳なかったです。
キャンセル料は余程の団体客でなければ請求されないので、裁判などは心配せずとも良いのですが、心情的に心苦しいことには変わりありません。
