みなさんは、事務職についてどんなイメージを持っていますか。
私は黙々と作業をするのが好きで、特に人とそこまで会話することがなくお仕事ができると思っていました。
パソコンを使って1人で黙々とした作業をしたい、そんなことを思っていました。
そんな私が事務職に転職して得たことや、向いている人や向いていない人について、私の実体験からお伝えします。
転職をする決意をしたきっかけ
私はもともと、パソコンを使ったお仕事をしたいと思っていました。
コールセンターでの業務はパソコンでの入力作業や、センターによっては書面を扱ったりする業務もあります。
やりたいことができているといえばそうなのですが、コールセンターのお仕事は、電話が止まりません。
1人のお客さんの対応が終わり、履歴を入力するとすぐに次の対応が始まります。
精神的にも体力的にもきつく、私には向いていないと日々感じるようになりました。
毎日の疲れが取れない状況が続き、お客様と関わらないお仕事をしたいと思い、事務職への転職を決意しました。
実際の事務職で必要な「コミュニケーション能力」
事務のお仕事をしてみると、周囲のメンバーとの協力が必須で、意外にもコミュニケーション能力は必要でした。
私は、お客さんとの対応にストレスを感じていましたが、人と関わること自体は好きでした。
周囲のメンバーと協力して仕事を進めることは、チームで達成している感覚があり、とてもやりがいを感じます。
タイピング以外のスキルがなく、最初は不安でしたが、仕事を通じてショートカットキーの使い方や、Excel の関数など、得られるスキルも多かったです。
また、サポートをすることが好きな性格だったため、周りのメンバーからありがとうと言われると、とても嬉しかったです。
事務職の向き不向きについて
ここからは、事務職について、私の経験から感じた向き不向きについてお伝えします。
事務職に向いている人の特徴は以下の5点です。
- 人のサポート、役に立つのが好き
- 黙々と作業をするのが好き
- 責任感をもって最後までやり遂げる
- 丁寧に業務をこなせる
- 気分を一定に保つことができる
書面やデータを見ながら入力をする、記録を正確にしっかり残す、これらのことがしっかりできないと重大なミスにつながります。
電話番号を間違えて登録すると、お客さんに不備の確認が必要なときに電話が繋がらず、申し込みが完了できないこともあります。
これがクレジットカードや支払いに関する情報となると、信用を大きく失ってしまいます。
実際に私の経験では、別々のお客様の支払い情報を入れ子に登録していて、別のお客様のものが請求されていたケースもありました。
しっかりとミスの対策を練ることができれば問題ないですが、人間なので、気分の浮き沈みによって能力が左右されることがあります。
適度に息抜きしながら仕事ができる、区切りのいいところで休憩を入れるなど、一定の処理能力を保つための、自己管理がとても重要です。
次に向いていない人の特徴を紹介します。
事務職に向いていない人の特徴は、以下の4点です。
- コミュニケーションを取りたくない人
- 自分のやり方で仕事を進めたい人
- 大雑把な人
- コツコツとした作業が苦になる人
事務職は黙々とした作業ももちろん多いですが、周りの人との連携も必須です。
1人で完結させることができないことが多いです。
職場によって違いはありますが、書面の管理方法や一連の流れがマニュアル化されています。
そのため、自己流で業務を進めてしまうと、周囲のメンバーに迷惑がかかってしまいます。
自分の意見を言って業務の改善に取り組むことは大事ですが、ある程度決まったことをしっかりと認識してお仕事をすることが苦になる人は、事務職には向いていないと言えます。
事務職に必要なスキル
私が考える、事務職に必要なスキルは3点です。
- コミュニケーションスキル
- 作業の正確さ、スピード
- パソコンスキル（タイピング、Excel入力など）
各スキルについてお伝えします。
コミュニケーションスキル
向き不向きでもお伝しましたように、周りのメンバーとの連携が必要です。
実際に私の職場でも、作業はきっちりこなしますが、他の人と一切お話をしない人もいました。
そのようなメンバーには、他チームとの連携の時に直接ついて行き、代理でコミュニケーションをとっている姿もありました。
逆にコミュニケーションスキルが高いメンバーが集まっているチームは、連携が取れていて、チーム全体の処理効率も高い傾向にありました。
作業の正確さ、スピード
作業は正確性も大事ですが、ある程度のスピードも求められます。
もちろん処理ミスをしないことは前提ですが、丁寧にこなそうと、1件の処理に数十分もかかってしまうと、次の作業が止まってしまいます。
最初は丁寧でも大丈夫です。
慣れたら、チェック項目を確認する順番を決める、などの効率アップの工夫ができれば問題ありません。
パソコンスキル（タイピング、Excel 入力など）
手元を見ながらでもタイピングができるか、Excel の入力すべきセルに文字を入力できるか、程度のスキルで大丈夫です。
ただ、これらのスキルがなくても、実際に業務をこなすことでタイピングもできるようになります。
また、正確さやスピードを上げる上で、ショートカットキーなども使うことが多くなり、自然と身につきます。
これから事務職に挑戦したい人は、あっても損がないスキルなので、ショートカットキーの使い方だけでも覚えておくと、転職の時に印象がよくなります。
まとめ
今回は事務職をこれから始める人に向けて、実体験から感じたことや、必要なスキル、向き不向きについて紹介しました。
ここまで読んでくださった方は、事務職のイメージが変わった人もいるのではないでしょうか。
事務職は、書面やデータを通じて接客をするお仕事、だと思っています。
地味に見えますが、陰から会社を支える大事な役割を担っています。
この意識があるだけでも、事務職への転職や現場でのお仕事は有利に進めることができます。 今回紹介した内容が、今後事務職に就きたい人に、少しでもお役に立てれば幸いです。
