電話が苦手な事務員が意識すべき3つのポイント

事務職として働く上で欠かせない業務の1つである「電話応対」ですが、意外と苦手と感じている人が多かったりします。

データ入力や資料作成などの一般的な事務作業は得意としているものの、電話応対が苦手過ぎて結局違う業種に転職する人もいるほどです。

しかし、電話応対はいくつかのポイントを意識すれば劇的に苦手意識を少なくすることが可能です。

この記事では、そんな「電話が苦手な事務員が意識すべき3つのポイント」について解説していきたいと思います。

電話応対が苦手な人の特徴

事務の仕事をしている人の中で電話応対が苦手な人は多く存在しますが、そういった人には特徴があります。

自分の電話の会話が周囲にいる社員に聞かれているというシチュエーションが気になる人はとても多いと言えます。

いわゆる「恥ずかしさ」が原因となっているわけです。

意識が電話の相手ではなく周囲の人に向いてしまうので、結果的に電話応対のレベルも下がってしまいます。

事務職として働く人の中には、「PC作業は得意だけど人と話すのは苦手」といった人も多いものです。

そういたタイプの人にとっては、会話がメインとなる電話応対はストレス以外の何物でもないでしょう。

電話応対では、様々なビジネス用語や専門用語が使われます。

部署によっては他社からの問い合わせや連絡事項が多かったりしますが、その中に分からない用語が出てくると、対応が難しくなるものです。

「理解できず電話相手に迷惑をかけてしまうかも」といった不安を感じるがゆえに、苦手意識が強まってしまうのです。

それでは、ここからは具体的な電話応対の苦手意識を軽減する方法を挙げていきましょう。

電話応対をしている時、周囲に座る人（4～5人）が全員あなたの会話を聞いていると感じていませんか？

これは逆の立場に立って考えるとわかりますが、自分の周囲にいる社員の電話の会話を事細かに聞き耳を立ててチェックしたことなどまずありえません。

ほとんどの社員は、今すべき業務のことを考えていたり、プライベートなことを考えていたりして、それほど周囲の社員の電話応対の会話を気にすることはありません。

視界に何人も入ってしまうので、すべての社員が自身の電話を聴いていると思ってしまいますが、実際にはほとんど聞かれていないのです。

また、もし聞いていたとしても、100％集中して聞いているのではなく、なんとなく聞いている程度で後で指摘するようなケースもほとんどないでしょう。

「電話応対はあまり周囲に聞かれていない」という事実を理解することができれば、きっと心が楽になり、苦手意識も軽減するはずです。

事務職に限らず、やはり知識が足りない状況は仕事を難しくさせてしまいます。

電話応対は事務職と切っても切り離せない業務ですから、平日の自宅に帰ってからや休日にガッツリと勉強してみるべきです。

実際に電話応対で分からなかった用語をメモしておき、自宅でゆっくりと調べてみるのです。

また、電話応対でよく使用するビジネス用語もネットなどを利用して調べ、少しずつでも学んでいきます。

そうすることで分からない用語が少なくなっていき、自信が付くことで声も大きく、明るくなるはずです。

「苦手」で終わらせてしまってはいけません。

「ビジネス用語や専門用語に不安がある」と問題点が分かっているわけですから、その部分を重点的に勉強しましょう。

上手く電話応対できず苦手意識を持っている人は、一度「電話応対のプロ」に指導してもらうのもおすすめです。

例えば、クラウドソーシングサイトの「ココナラ」では、電話応対のプロたちがロープレやアドバイスを行ってくれるサービスを数多く販売しています。

実際に指導を受けることで、なぜ電話応対が苦手だったのかが明確になり、スキルが向上するために自信を持って電話応対ができるようになるでしょう。

料金自体も数千円とリーズナブルなので、一度試してみることをおすすめします。

今回は、「電話が苦手な事務員が意識すべき3つのポイント」について解説してきました。

電話応対を苦手だと感じている人は多いですが、以下の3つのポイントを意識すれば、きっと少しずつ改善されていくはずです。

ぜひ今日からでも実践してみましょう。