事務仕事の効率化を図るためにできること

事務職として働いていると、「もっと仕事を効率的にできたらな」と思うこともありますが、作業がマニュアル化されていることも多く、なかなか効率化するのが難しかったりします。

しかし、事務作業も工夫次第では効率化を図ることが可能です。

もちろん、絶対的に変えられない部分は多いですが、考え方次第ではいくつもの改善策が思いつくはずです。

この記事では、そんな「事務仕事の効率化を図るためにできること」について解説していきたいと思います。

作業効率を上げることで無駄な残業時間を減らせる

事務職として働いている人の中には、「毎日必ず残業になってしまう」といった悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか？

週に1回や2回程度であれば許容範囲内であると感じられますが、週に4回も5回も30分以上の残業時間があると、ストレスが溜まってしまいますよね。

また、事務の仕事をしている人の中には、子育て中のママさんも多いはずですから、定時で上がれるに越したことはないはずです。

作業効率を上げることができれば、必然的によりスムーズに仕事を終えることができます。

定時で上がれる回数も確実に増えていくはずですし、会社としても業務の質が向上することになるので、ポジティブに受け取られることでしょう。

それでは、ここからは具体的な事務作業の仕事効率化の方法を挙げていきましょう。

もしも実践可能なものがあれば、積極的にチャレンジしてみましょう。

事務職の場合は、メールでのやりとりは必須となりますよね。

1日に10件、20件とメールのやり取りをする人も多いのではないでしょうか？

しかし、メールにばかり気を取られてしまうと、資料作成やデータの打ち込みなど目の前の作業がスムーズに進まなくなり、非常に効率が悪くなってしまいます。

「新着メールがあるかな？」と短時間でメールの受信を確認する人も多いはずです。

対処法としては、「メールチェックの時間を決めること」です。

メールはいつ受信するか分からないため、ルーティーンかしにくいように思えますが、決まった時間にまとめてチェックすればルーティーン化ができます。

早急に返信しなければならない案件もあるはずなので、「午前1回、午後1回」といった頻度ではリスクが高まります。

それゆえに、「出勤して30分以内に1回、お昼までの時間に1回、午後13～14時の間に1回、夕方に1回」といったように、最低でも4回程度に設定しておいた方が良いでしょう。

自身の仕事のメールの重要性に合わせて、この回数やタイミングは変化させます。

その都度メールチェックと返信を行うよりも、このように定期的なメールチェックと返信をルーティーン化するだけで、かなり効率化できることでしょう。

事務作業では、令和となった現代でも昔ながらのアナログ作業を続けている部分があったりします。

資料を紙に印刷して、社員全員に配るといったアナログなやり方をしている会社もまだまだ多いですよね。

現代では、会議などでノートPCを社員が持参して行う場合も多いですし、わざわざ紙に印刷する必要がないケースも多くなっています。

今現在アナログで行っている作業が、デジタル化できないかを考えることで、改善できるポイントが見えてくるはずです。

意外と「作業自体が実はいらない（なくても業務に支障ない）」といったケースもあるものです。

事務作業では、ルーティーン化された作業の他にも、実に様々な作業をその都度行わなければなりません。

2つ～3つ程度の作業であれば、頭の中に留めておき、順番に進めていくことができますが、やるべきことが多くなればそれも難しくなります。

しかし、「To Doリスト」を作成することができれば、その日に何をすべきなのかや何を優先して行うべきなのかが可視化できるため、もれなく効率的に作業できるのです。

作成するポイントとしては、まず「やるべきことをすべて書き出しておく」ことから始めます。

次に、そのやるべきことをカテゴリー別に分け、優先順位を決めていきます。

作業完了の期限も記載しておくとより良い「To Doリスト」となるでしょう。

ただし、「これが正解」といったフォーマットはなく、自分が使いやすい「To Doリスト」がベストであるため、試行錯誤しながらベストなものを作成しましょう。

今回は、「事務仕事の効率化を図るためにできること」について解説してきました。

事務作業の効率化は、仕事の負担をすくなくできるため無駄な残業を減らすことに繋がります。

ぜひこれらの方法を実践して、業務の効率化を図りましょう。