採用担当者から見る事務員に採用されやすい人の特徴とは？

事務員として採用されるには、採用担当者がどのような人材を求めているかを知る必要があります。

事務員は企業や団体の事務処理を担当する仕事であり、書類作成や入力、ファイリング、電話応対、来客対応、会議資料作成、郵便物の発送や受け取りなど、幅広い業務を担当します。

このため、事務員に求められるスキルについて解説します。

事務員とは？

企業や団体の事務処理を担当する仕事であり、書類作成や入力、ファイリング、電話での応対、来客対応、会議資料作成、郵便物の発送や受け取りなど、多岐にわたる業務を担当します。

事務員の業務は主にデスクワークが中心ですが、外出することもあります。

また、業務内容によって、専門的な知識が必要な場合があります。

たとえば、医療事務や法律事務、経理事務など、それぞれの業界や分野に特化した業務があります。

採用担当者が求める事務員のスキルは多岐にわたりますが、以下のようなものが挙げられます。

会社内の業務をスムーズに進める為には事務員は欠くことのできない存在です。

来客や上司、他部門などと頻繁にコミュニケーションをとるため、相手に対してわかりやすく伝える能力が必要です。

特に、電話やメールなどの文書では、対応の素早さや相手に伝わりやすく、丁寧な言葉遣いが求められます。

事務職は多岐にわたるため、幅広い業務経験があることは大きなアドバンテージとなります。

たとえば、経理事務の場合は、請求書の作成や支払いの管理などの業務に加え、会計ソフトの操作や税務申告などの知識も必要となります。

そのため、経験が豊富である人材は即戦力として採用されやすくなります。

事務員に必要なスキルには、他にも以下のようなものがあります。

事務員は、パソコンを使った業務が多いため、PCスキルが高いことが求められます。

具体的には、ワードやエクセルなどのオフィスソフトの操作や、インターネットやメールの利用ができることが必要となります。

また、業務に応じて、会計ソフトやデータベースの操作などのスキルも求められることがあります。

複数の業務を同時に行うことが多いため、マルチタスクが得意であることが必要です。

例えば、書類作成をしながら、電話応対をしたり、来客対応をしたりすることがあります。

そのため、複数のタスクを効率的にこなす能力が求められます。

そのため、前向きな姿勢で仕事ができる人、仕事に対する責任感があり、自立して仕事に取り組める人は採用担当者にとって特に魅力的です。

単調な作業が多いため、モチベーションを保ちながら業務に取り組むことが必要です。

また、業務の中で自ら積極的に改善点を見つけ、改善策を提案することができる人材は、貢献度が高く、評価されやすいといえます。

業務が多岐にわたる事務員は、継続的なスキルアップが求められます。

そのため、採用担当者から見ると、自己学習に取り組んでいる人材や、資格取得などのスキルアップに積極的に取り組んでいる人材は、将来性があると判断され、採用されやすい傾向にあります。

仕事柄、人と接する事が多い事務職は、顧客の応対や上司、同僚とコミュニケーションを取ることが多いため、基本的なマナーが身についていることが求められます。

具体的には、丁寧な言葉遣いや挨拶、服装や髪型など身だしなみをきちんと整えている事などが挙げられます。

以上のようなスキルが求められますが、採用担当者が最も重視するのは、やはり「人柄」や「人間性」です。

事務員は、他部門との連携や同僚と協力、分担と長時間一緒に過ごすことが多いため、協調性や誠実さ、責任感などの人間性が求められます。

また、顧客、上司など異なる立場にある人とも積極的にコミュニケーションをとるといった協調性と高く評価される傾向があります。

採用担当者が事務員に求めるスキルは、多岐にわたりますが、コミュニケーション能力、経験、PCスキル、細かい作業が得意であること、業務に対する高い意識を持っている人、協調性があり誠実な人が求められています。

あなたのスキルを向上させるために、コミュニケーション、時間管理、リーダーシップ、プロジェクト管理などの分野でコースやワークショップを受講することも検討する価値があります。

これらのスキルは事務職だけでなくさまざまな職種で貴重であり、求人市場での候補者として差別化するのに役立ちます。

事務員になりたい人や、事務員として転職を考えている方は、自身のスキルや特徴を把握し、必要なスキルや姿勢を身につけることで、採用されやすい人材になることができます。

また、採用担当者から見る視点を理解することで、自身の強みをアピールし、より効果的な自己アピールを行うことができます。