事務職で専門性を磨くには？総務・経理・営業事務の3つの職種で活かせる知識を紹介

専門性のある事務員になるためにはどのような知識が必要なのでしょうか。

本記事では、総務事務、経理事務、営業事務の3つのジャンルにおいて、実務で活かせる知識について、以下のようにまとめました。

総務事務で活かせる知識

【総務事務】は、企業の人事や労務、庶務、セキュリティなど、幅広い業務を担当します。

具体的には、社員の給与計算や社会保険や労働保険の手続き、社員の勤怠管理や福利厚生の管理、会社の備品や設備の管理などが挙げられます。

そのため、下記の知識やスキルを身につけると、より正確かつ効率的に業務を遂行することができます。

その他、セキュリティ対策に関する基礎知識も理解しておくと非常にプラスになります。

セキュリティ対策は、社内の情報漏洩やセキュリティ上のリスクを回避するために必要不可欠な業務です。

具体的には、社員のIDやパスワードの管理、情報セキュリティポリシーの策定、不正アクセス対策など社内でのセキュリティ対策の啓発活動も重要な一環です。

また、総務事務の中でも、会計処理や請求書の管理など経理関連の業務を携わることがありますので経理に関する基礎知識を身につけるとよりスムーズです。

【経理事務】は企業の財務管理を担当します。

具体的には、請求書の発行や支払いの管理、会計帳簿の作成や管理、決算書の作成、税務申告などが挙げられます。

このような経理事務においては、下記のような会計分野における専門知識とスキルが必要です。

【営業事務】は営業部門をサポートします。

具体的には、営業担当者のスケジュール調整やアポイントメントの設定、顧客データの管理、見積書の作成や発送などが挙げられます。

このような営業事務においては、企業が取り扱う製品やサービスに関する基本的な知識はもちろん、下記のような知識とスキルも必要です。

企業の事業内容によって、異なりますので、難易度も大きな違いがあるかもしれません。

営業事務の担当者が営業担当者をサポートするには、顧客開拓からクロージングまでの一連の流れについて理解していることが大切です。

顧客情報の入力や管理、見積書や請求書の作成、営業担当者のスケジュール管理など、営業プロセスの各段階において、事務の担当者がどのようにサポートできるかを把握することが重要です。

また、営業プロセスの中でも特に重要なプロセスであるリード管理、見込み客管理、契約管理についての知識も必要です。

営業事務の担当者は、営業担当者のサポートだけでなく、顧客とのコミュニケーションや、取引先とのやりとりを行うこともあります。

そのため、ビジネスマナーに関する知識を身につけることが必要です。

具体的には、電話応対、メールの書き方、顧客との対面でのコミュニケーションなどが挙げられます。

また、マナーだけでなく、ビジネスにおけるコミュニケーションスキルも重要です。

自己主張ができるような自信を持って、相手に的確に伝えるスキルを身につけましょう。

営業事務の業務において、Excelをはじめとするビジネスアプリケーションのスキルは不可欠です。

以上のような知識やスキルがあれば、総務事務、経理事務、営業事務それぞれのジャンルにおいて、実務で活かせるでしょう。

最後に、専門性だけでなく、ヒューマンスキルも忘れないでください。

相手の立場やニーズを理解し、適切な社内外コミュニケーション能力と複数の仕事を同時にこなし、優先順位をつけて効率的に処理するためのマルチタスク能力はどの場面でも極めて重要なものです。

人間性も向上し、自信を持って実務に臨めるでしょう。

さらに、自分自身を常に疑問に思うことが重要です。

自分の業務において「なぜこうした方がいいのか？」という疑問を持ち、それに対して考え抜くことで、より深い知識やスキルを身につけることができると、自己実現やキャリアアップにもつながるでしょう。