私は航空機製造会社に事務職として勤務しておりました。
事務職では様々なシーンでコミュニケーションスキルやPCスキルが必要です。
自身の経験を元に、事務職で活躍するため必要なコミュニケーションスキルやPCスキルについてお話したいと思います。
例えば、以下のような業務にコミュニケーションスキルやPCスキルが必要となります。
①相手の顔や声だけで話すzoom会議への参加
②他者にも共有される議事録や会議資料の作成
③正確さと速いアウトプットが求められる生産工程データベース管理・運用
④適切な言葉遣いやトーンで返信するメールや電話対応
などがあります。
それぞれに求められる能力は異なります。しかし、どのシーンでも共通して相手への気遣い、配慮が大切です。
①～④まで具体的に何をしてきて、どのようなコミュニケーションスキルやPCスキルが必要なのかをお話します。
相手の顔や声だけで話すzoom会議への参加
Zoomとは、いつでも、どこでも、どんな端末からでも Web会議を実現するクラウドサービスです。
簡単に言えば、複数人での同時参加が可能な「ビデオ・Web会議アプリケーション」です。
ひとつの場所に集まって実施する必要があるミーティング（会議）がオンライン上で可能になることから、ビジネスシーンで多く活用されています。
zoom会議では相手の顔や声だけで話すことが多いので、明確かつ丁寧に伝えることが大切です。
会議前にzoomアプリの設定や操作方法を確認しておくことも重要です。
例えば、会議を円滑に進める為に、カメラやマイクのオンオフやミュート、画面共有やチャット機能などをzoom機能について熟知して、web会議ツールを使いこなせるようにすると大切な人材として重宝されます。
– 背景や服装なども相手に与える印象に影響するので、適切に整えておきます。
– 自己紹介時は氏名・所属・役割などを明記します。
– 質問や意見を述べる際は相手の名前を呼んだり挙手したりして気づかせてあげます。
– 会話が途切れたり長引いたりしないように話題を振ったりまとめたりします。
他の人にも共有される議事録や会議資料の作成
次に、議事録や会議資料は他の人に共有されることが多いです。
読み手は短時間で多くの情報を得ようとします。
そのため、分かりやすく簡潔に整理された文章と見栄えの良いレイアウトが求められます。
officeソフト（Word、Excel、PowerPoint ）やボイスレコーダーなどの便利なツールを使って効率的に作成します。
例えば、
– 議事録では参加者・欠席者・日時・場所・議題・決定事項・担当者・期限などを明記します。
– 会議資料ではタイトル・目次・本文・参考資料などを用意します。
– 文字サイズや色・フォント・余白なども統一感があるように調整します。
– 内容は要点を箇条書きにして数字や図表を使って分かりやすく示します。
正確さと速いアウトプットが求められる生産工程のデータベースの管理・運用
さらに、航空機生産工程や納期のデータベースは正確さと、速さが重要です。
Excelやaccessなどのデータ処理ソフトを使って入力・集計・分析・報告する方法を身につけると便利です。
例えば、
– Excelでは関数やグラフ・表などを使ってデータを計算したり視覚化したりできます。
– accessではテーブルやクエリー・フォーム・レポートなどを使ってデータベースを作成したり操作したりできます。
– ファイル名は日付や内容が分かるように一貫性をもたせます。
– データの損失・変更に備えるために、バックアップは定期的に取ったり、クラウドサービスに保存したりします。
適切な言葉遣いやトーンで返信するメールや電話対応
最後に、メールや電話対応では相手の立場や目的に応じて適切な言葉遣いやトーンで返信することが必要です。
また、メールでは件名や本文・署名などもきちんと書くことが大切です。
例えば、
– メールでは件名は内容を端的に表します。
– 本文では挨拶や自己紹介・用件・結論・連絡先などを書きます。
– 署名では氏名・所属・役割・電話番号などを記載します。
– 添付ファイルは必要な場合のみ送り、サイズや形式、容量に注意します。
– 電話対応では相手の名前や会社名を確認したり、用件を聞いたり、伝言を取ったりする際に丁寧な言葉遣いを心掛けます。
– 相手の話を聞くときは相槌や感想を入れて相手に興味や理解を示します。
– 得意先でなければ、話が終わるときはお礼や次回の連絡方法などを伝えて切り上げます。
まとめ
以上のように、本質的には、これまで述べた、どのシーンでも共通して相手への気遣い、配慮があるからこその行動ではないでしょうか。
事務職で必要なコミュニケーションスキル、PCスキルは、仕事だけでなく人生においても役立つものです。
コミュニケーションをとることで信頼関係や精神的な充足感を得られたり、PCスキルを身につけることで仕事の効率化や情報収集能力を高められたりします。
これらは自分自身の成長にもつながります。だからこそ、コミュニケーションスキルやPCスキルは常に向上させておくべき重要な能力だと言えます。
