「秘書の仕事は、具体的にどのような仕事をするのかな？」
これから秘書を目指したい方は疑問に思いますよね。
秘書の仕事は、上司の抱える多忙な業務を、滞りなく順調にいくようにサポートする業務です。
上司の多くの仕事のスケジュール管理から、社外と関わる業務、社内の業務、多岐に渡る仕事を任されて、大変やりがいのある仕事といえるでしょう。
ここでは、秘書の具体的な仕事の内容と一般事務職との違い、秘書に向いている人、をお教えします。
この記事はこのような人におすすめします。
- 秘書の仕事に就きたい人
- 秘書の仕事内容について知りたい人
- 自分が秘書に向いているか知りたい人
秘書になりたい、あなたの参考になると嬉しいです。
秘書の仕事の具体的な仕事の4つの内容
秘書の仕事は、上司の業務がスムーズに遂行できるようサポートします。
具体的には下記の4つです。
- スケジュール調整・管理
- 来客・電話・メール対応
- 文書の作成・管理
- 各種手続きの手配
一つひとつ見ていきましょう。
スケジュール調整・管理
秘書の最も重要な仕事です。
上司の多忙なスケジュールを把握し、無理のないスケジュールを立てて調整します。
毎日、会議や来客といった予定の中、緊急なスケジュール変更にもすぐに対応できるように、日ごろから上司のスケジュールを把握しておくことが大事です。
来客・電話・メール対応
- 来客への応対は、上司の補佐的立場として、丁寧で正しい言葉遣い、恥ずかしくない立ち振る舞いを心がけます。
- 電話の対応は、上司の代わりとして対応していると意識し、マナーに則った受け答えをします。
- メールは一次対応を行い、緊急性のもの、返事が必要なものをピックアップして、重要なものだけを上司に渡します。
ときには上司の代わりに返信することもあるでしょう。
文書の作成・管理
会議の資料作成から重要書類、お礼状までさまざまな文章を作成し管理します。
上司から資料を求められたり、後日資料が必要となったらすぐに取り出せることが重要です。
また口頭や文書でよせられる多くの情報、資料のなかから、必要なものだけを取捨選択し、まとめて上司に報告をします。
各種手続きの手配
出張の交通機関の予約、ホテル予約、慶弔時の電報等の手配、会食時のレストランの予約、手土産、お中元、お歳暮、年賀状などを手配します。
会社名、お名前に関わる手配は、間違えを起こすと上司や会社の信用に繋がるので、慎重な対応が求められます。
どのような仕事も、上司が仕事をしやすく職務に専念できるように補佐することが、秘書の仕事です。
秘書の仕事と一般事務職の仕事の違い
一見すると、秘書の仕事と一般事務職の仕事の内容に、変わりはないように思えます。
同じ事務系の職種ですが、その大きな違いは、サポートする対象にあります。
秘書は、特定の人物（上司）に特化した仕事をします。
スケジュール管理や書類作成・管理などが中心の仕事です。
一方、一般事務職は、組織全体を補佐する事務担当の仕事です。
組織全体の補佐役なので業務量は膨大。
基本的に定型された業務の内容の仕事です。
秘書の仕事は、徹底した補佐する能力が必要になります。
それでは、どのような人が秘書の仕事に向いているのでしょうか？
秘書に向いている人
サポートする能力が求められる秘書は、このような人に向いています。
- 人をサポートすることが好き
- 相手の気持ちを汲み取れる
- 好奇心がある
- 常に冷静な対応ができる
- 時間の管理が得意
順を追って説明しますね。
人をサポートすることが好き
相手の立場になって、人のサポートに徹することができる人。
秘書は自分が表立つことはせずに、常に縁の下の力となり上司をサポートします。
人をサポートすることが好きな人は、秘書としての適性があるでしょう。
相手の気持ちを汲み取れる
細やかな気づかいや、相手の気持ちを汲み取れる人には、安心して仕事を任せられます。
好奇心がある
日ごろから、さまざまな情報のアンテナを張っている人は、秘書に向いているでしょう。
会食のレストラン探索や手土産を手配するときに役立つからです。
常に冷静な対応ができる
時には業務上、予期せぬ問題が起こります。
そのようなとき、臨機応変に冷静な態度で対応することが大事です。
時間の管理が得意
上司の多忙なスケジュールを、効率よく優先順位をつけて業務を行うことが求められます。
スケジュールやタスク管理が得意な人は、秘書に向いているでしょう。
秘書になるスキル・資格は必要？
秘書の業務に就くために、スキル・資格は特別に必要ではありません。
しかしスキルや資格を取得すると、秘書の業務に必要な基礎知識がつくでしょう。
下記の3つのスキルや資格があると、秘書の業務を早く把握できます。
- PCスキル：会議の資料や文書を作成するため、やはりPCスキルは必須です。
Excel、Word、パワーポイントが、抵抗なく操作できると便利です。
- コミュニケーション力：秘書の仕事は、上司とのコミュニケーションから成り立ちます。
業務をスムーズに進めるためにも、コミュニケーション力を高めましょう。
- 秘書技能検定2級：秘書技能検定2級で得られることは、相手に好印象をあたえる表し方、業務の効率のよい仕事の仕方や適切に行う仕事の優先順位です。
資格を取得することで、秘書の仕事を幅広く理解できます。
繰り返しになりますが、秘書になるためのスキルや資格は取得していると便利ですが、無くとも問題はありません。
なぜなら、実際に秘書の業務を通じてスキルが身につくからです。
秘書業務は上司をサポートする大変やりがいのある仕事
上司の仕事をサポートする秘書の仕事は、大変やりがいのある仕事です。
会議や来客、出張など、分刻みで多忙な上司の職務を円滑に進めるには、秘書の業務管理の能力が非常に重要だからです。
秘書の仕事は、事務の処理能力やマナー、美しく正しい言葉遣い、社会人としてのスキルが上がることを実感できます。 ぜひ、秘書を目指して頑張ってくださいね。
