「何の仕事をしているの?」と聞かれた時、「営業事務をしています!」と言うと営業?事務?と不思議に思われることがあります。
私はメジャーな仕事だと思っていましたが、一般事務、経理事務、総務事務と比べると少しニッチな仕事のようです。
今回の記事では営業事務の業務内容と1日のスケジュールを紹介します。
お仕事選びの際にはぜひ参考になさってください。
営業事務の仕事内容とは?
営業事務とは、営業部門や営業担当者を支援する業務を担当する職種のことです。
営業部門は商品やサービスの販売を行い、企業の収益を上げるために営業活動を行っています。
その中で営業事務は営業部門の裏方としてさまざまな業務を担当し営業担当をサポートすることで、営業担当者が営業活動に専念することができるようになり、営業活動を円滑に進める役割を果たします。
中小企業や、大企業であっても支店や支社では営業事務とは名ばかりで、前に挙げた一般事務、経理事務、総務事務を兼任させられることもあります(私がそうです…)
具体的には、以下のような業務が挙げられます。
取引先とのやりとり
営業担当者と取引先とのやりとりや問い合わせに関するメールや電話の対応、見積書の作成や発送、注文書の確認や発注などの業務を担当します。
「君が営業担当者だと思っていたよ。」と思われるくらい営業担当者の代わりに連絡することもあります。
営業支援
営業担当者のスケジュール調整やアポイントメントの設定、顧客情報の管理、営業資料の作成や更新、見積書や契約書の作成、営業報告書の作成、営業会議の運営などの業務を担当します。
営業担当者によっては夏休みの宿題を8/30までため込むタイプの困ったちゃんもいますので、納期や締め切りをしっかり把握し、「あの書類明日までですよ!」とお尻を叩くことも営業事務の仕事です。
商品・サービスの管理
営業担当者が扱う商品やサービスの在庫管理、出荷手配、配送状況の確認、顧客からの問い合わせに対する回答などの業務を担当します。
売上管理
売上の集計や分析、請求書の作成や送付、入金の確認や債権管理などの業務を担当します。
数字に強いと活躍できます。
営業事務が担当する業務は、企業によって異なりますが、基本的には営業担当者が行う業務を補完する役割を担います。
また、営業事務が担当する業務は、企業によっては営業部門の中心的な業務になることもあります。
そのため、営業事務の仕事は企業の営業活動を支える上で非常に重要な役割を果たしています。
営業事務の1日のスケジュール
営業事務の業務は、営業担当者と密接に連携して行うことが多いため、コミュニケーション能力やチームワーク能力が求められます。
また、ビジネスマナーや文書作成能力、PCスキルなども重要なスキルです。
営業部門を支援することで、より効率的な営業活動を実現することが求められます。
上で説明したように、営業事務って仕事多すぎない?と思う方もいると思いますが、実際多いです。
9時に出社してあっという間にお昼休憩になります。
1日のスケジュールでいうと下記のようになります。
9:00 – 9:30:出社、メールチェック、スケジュール確認
一日の始まりは、出社してメールやスケジュールを確認することから始まります。
9:30 – 11:00:顧客対応、問い合わせ対応、見積もり作成
営業事務の主な仕事の一つは、顧客からの問い合わせに対応することです。
この時間帯は、顧客とのメールや電話でのコミュニケーションや、見積もりの作成などが行われます。
11:00 – 12:00:営業部会議
営業部の会議がある場合は、この時間帯に行われることが多いです。
会議では、営業の進捗状況や課題、新規顧客開拓の戦略などが話し合われます。
12:00 – 13:00:昼食休憩
昼食休憩の時間帯です。
同僚とランチをする場合もあれば、近くのお弁当屋さんで買ったり、外食したりすることもあります。
たまにですが、電話対応や急ぎの仕事を任せられることも…。
このときはその分後ろ倒しで休憩を取ります。
13:00 – 15:00:資料作成、営業支援業務、データ分析
午後は、営業のサポート業務が主に行われます。
この時間帯は、営業資料の作成、営業支援ツールの更新、データ分析などが行われます。
15:00 – 16:30:電話営業、フォローアップ、アポイントメント調整
この時間帯は、電話営業や既存顧客へのフォローアップなどが行われます。
また、新規のアポイントメントを調整することもあります。
16:30 – 17:45:メール確認、明日のスケジュール確認、報告書作成
一日の仕事が終わる前には、メールの確認や、明日のスケジュールの確認、報告書の作成などを行います。
17:45:退社
営業事務の定時は、17時台が一般的です。退社前には、机周りの整理整頓や、翌日のスケジュールの確認を行います。
このように書くと結構ぎっしりと仕事が詰まった一日に思えますが、半年もすると仕事の進め方がわかってくるのでほっと息をつきながらコーヒーを飲む時間も作れます。
まとめ
営業事務の仕事は主体性が大事になってきます。
膨大なタスクを優先順位をもとに組み立てますが、逆を言うと自分が好きなように仕事を進めることができます。
毎日同じことの繰り返しはなく、事務職といってもずっとPCに向かって決まったデータを入力する単純作業は少ないので、毎日きっと新鮮な気持ちで働けると思いますよ。